5 manières originales de planifier votre meeting hebdomadaire

Mis à jour : 12 sept. 2019

"Lundi c'est trop tôt ! Mardi, le planning est rempli ! Mercredi c'est jour off ! Jeudi n'a pas le temps ! Vendredi est déjà parti ! Vous ne pouvez pas y échapper car les réunions sont nécessaires au management. A quel moment planifier une réunion sans verser dans le syndrome de la "réunionite» aiguë"? Comment proposer des réunions qui plairont à vos collaborateurs ? Nous partageons dans cet article 5 manières originales pour les planifier.

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1. Misez sur le "Walk and talk"

Profiter du dehors d’un toit, d’un jardin ou d’une étendue d’herbes

Littéralement “ Marche et Parle”. L’idée de faire une réunion en marchant est un excellent moyen de libérer son esprit des contraintes de bureau et de sortir du stress quotidien. Une pause intellectuelle ? Certes profiter du dehors d’un toit, d’un jardin ou d’une étendue d’herbes détendra vos muscles mais en marchant les idées sont plus constructives, plus créatives et donc plus efficaces. Il s’agira de se focaliser sur les résolutions de problèmes. Imitez les grands noms de la Silicon Valley ! Jetez aussi un œil sur le conference Bike !


+ Atout cognitif et stimulus fort pour l’équipe, durée 30 min

- 4 personnes maximum, attention aux talons haut Mesdames !


2. Adoptez la "scrum attitude" et le "stand up meeting"


Réunir son équipe non dans une salle de réunion mais autour d’une table haute et ronde avec comme seuls outils un bloc note et un stylo, c’est le « stand up meeting » ! À l’image d’une mêlée « scrum » de rugbyman, cette réunion regroupe une équipe. Les acteurs sont présents et stimulés, cette réunion est loin de la passivité. Idéal pour un suivi rapide et où les cycles sont plus courts.


+ Position dynamique, 10/15 min pour dire l’essentiel clairement et rapidement, peu de lien hiérarchique, confiance de l'équipe renforcée

- L’inconfort de cette position pour certaines personnes


3. Impressionnez vos interlocuteurs avec un brainstorming original et digital


Le brainstorming ou remue-méninges, est spontané, créatif et inventif car la méthode est de présenter les idées comme elles arrivent ! Pour cela, éloignez-vous de sa forme classique et essayez des plateformes de type Klaxoon ou Beekast.

Soyez original : impliquer vos équipes avec le digital

+ Pensée positive, travail d’équipe, forte considération de vos idées, réfléchir ensemble.

- Peu motivante dans sa forme classique, pensez à motiver vos collaborateurs en amont par une bonne organisation en « open mind » !



5. Essayez le « World Café »


La méthode World Café est conçue pour créer un environnement sûr et accueillant dans lequel 6 groupes de 4 personnes débâtent d’un sujet autour de plusieurs tables les utilisateurs changeant de table périodiquement et se présentant à la discussion précédente à leur nouvelle table par un "hôte de table". Chronomètre en main, chaque membre change de table pour participer à d’autres débats sur d’autres sujets. Après plusieurs tours de table, les participants partagent leurs idées et organisent ensemble des plans d’action.


N’oubliez pas le café !

+ Participation de chaque collaborateur, générateur d’idées, lien hiérarchique moins visible, solutions concrètes et rapidement opérationnelles.

-  Environnement à choisir avec soin : location d’une salle cosy et chaleureuse ou décoration de sa salle de réunion à prévoir.


5. Le "Team-building"


Cette réunion est une des plus originales dans le sens où l’idée est de « construire son équipe » autour d’activités ludiques de type : sortie plein air ou installation d’une console Wii en groupe, faire du sport ensemble, faire une course de chaises de bureau …

Étudier pour gérer les conflits, cette méthode favorise une ambiance de travail chaleureuse qui optimisera la productivité de chacun. Bien évidemment, il ne faudra perdre de vue l’objectif de cette « réunion » spéciale et particulière : le professionnel.


+  Nombreuses idées, interaction sociale, amélioration de l’esprit, environnement détendu.

- S’amuser et oublier l’objectif professionnel, mal choisir son activité entraine la perte d’engouement, organisation ponctuelle, le prix.


Ah ! Encore une chose : le mardi matin 9h30 pour planifier vos meetings et le vendredi 15h00 pour faire le bilan de la semaine sont deux jours idéaux pour créer le buzz dans vos réunions d'équipes. A suivre...


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