Les 3 clés du management pour animer vos réunions

En 2018, "les cadres passent 27 jours par an en réunion" selon les résultats du baromètre annuel Wisembly/Ifop. En tant que #manager, vous aurez à animer des #réunions pour vos équipes. Quelles sont les 3 clés pour éviter une trop grande perte de temps ? Cet article parlera de ces trois clés : savoir où on va, tenir le cadre et permettre à chacun de s'exprimer.

Clé n°1 : Donner du sens par un objectif

"Savoir où on va" est essentiel pour donner du sens à votre réunion. C'est aussi avoir un objectif.  Les objectifs de réunion seront différents s'il s'agit d'une réunion de service mensuelle, d' un stand-up sur un projet, d'une réunion de réflexion ou de prise de décision voire d'une réunion d’information. Une réunion se prépare.  Quels sont ses enjeux pour les participants, l’ordre du jour, les résultats attendus ? Est-ce que faire une réunion a vraiment du sens ? Ne pourrait-on pas la remplacer par un appel, un e-mail un groupe de travail en comité restreint, solutions beaucoup mois chronophages pour tous ?

Si vous avez un cap, une direction clairement annoncée lors de l'invitation et présentée en début de réunion, vous gagnerez en efficacité. Pourriez-vous annoncer " A l'issue de cette réunion…. voilà ce à quoi nous serons parvenus " ? Si vous pouvez compléter en deux lignes maximum cette phrase " à l'issue de cette réunion ... " , alors la réunion est partie sur de bonnes bases.

Clé n°2 : Tenir le cadre

Tenir le cadre comme un capitaine d'un bateau. Tenir la barre est essentiel, rester diriger vers les attendus, suivre avec rythme et souplesse l'ordre du jour, le timing préalablement défini afin d'arriver à un engagement concret en fin de réunion. Une réunion qui n’aboutit pas à un plan d'action dans lequel chacun des acteurs de la réunion est impliqué n'est pas totalement productive. Se rappeler que le manager passe du "faire au faire faire". Une réunion doit stimuler l'action des collaborateurs et cette action doit être consignée dans le compte rendu de réunion que les participants recevront dans les 24h . Pour arriver à ce niveau d'engagement, il faudra être rigoureux sur le cadre, quitte à déléguer certaine tache d'animation en choisissant parmi l'équipe un "kipper-time" ou un secrétaire.

Clé n°3 : Permettre à chacun de s'exprimer

C'est le rôle le plus difficile mais c'est au manager d'être un chef d'orchestre, de distribuer la parole, de poser les bonnes questions, de répondre aux interrogations de stimuler la réflexion par des questions ouvertes, sans jamais laisser un participant muet. Sinon , c'est que vous n'auriez pas dû l'inviter ou seulement lui envoyer un compte rendu. L’atout du collectif c'est la richesse des points de vue et des expériences qui méritent d'être partagées. Aller solliciter le silencieux et apprendre à interrompre les bavards dans le respect ceux qui monopolisent la parole tout en recentrant le débat pour éviter de se décentrer des objectifs. Le manager devra aussi répartir le temps de parole afin que chacun soit attendu et que personne ne s’endorme ou ne s'aborde dans son smartphone. Pour cela ? Utiliser le visuel pour favoriser concentration, créativité et mémorisation. Un tableau, un "paper bord", le "mad mapping" par exemple sont des classiques et l'information sera alors plus facilement mémorisée.

70 % des personnes sont majoritairement visuelles et seulement 30% seront auditives.

On différencie le #leader ou simple manager à sa manière d'animer le collectif : plus d'interactivité, de créativité, d'intelligence collective, d'énergie motrice du groupe sur les individus. C'est le leadership partagé. Les réunions que vous allez animer de plus en plus seront des réunions en mode projet et transverses bien pus exigeantes.

Un bon leader ne se repose pas simplement sur son statut de hiérarchique mais sur ses talents d'animateurs, sur sa capacité à donner un cap, à tenir le cadre et à permettre à chacun de s'exprimer lors des réunions.

Pour aller plus loin, lisez aussi cet article sur les #réunionsoriginales.